کوچینگ چابک (Agile Coaching) چیست؟

آیا شما به عنوان یک کوچ به دنبال رشد کسب و کارتان هستید و می­خواهید مهارت های جدید به جعبه ابزار مهارت های خود اضافه کنید تا با شیب بیشتری مسیر ارتقا را سپری کنید؟ می دانستید که نوآوری به عنوان یک ویژگی و مزیت رقابتی تا سه سال آینده، حداقل یکی از عوامل اصلی رشد شرکت ها و کسب و کارها در همه زمینه هاست؟ از این رو شما نیز به عنوان یک کوچ در حوزه کوچینگ باید مهارت های جدیدی را کسب کرده و نوآوری در این حوزه خلق کنید.

اجایل کوچینگ یا کوچینگ چابک (agile coaching) به عنوان یکی از مفاهیم مهم در مدیریت زمان و بهره‌وری شخصی شناخته می‌شود. که در این مقاله، به معرفی کامل آن و اینکه چگونه می‌تواند به بهبود کیفیت زندگی و افزایش بهره‌وری کمک کند، پرداخته خواهد شد.

 تاریخچه و تعریف کوچینگ چابک (agile coaching)

در دنیای پر سرعت و پیشرفته امروزی، نزدیک شدن به زمان اجرای امور و تحویل کارهایِ در دست می­تواند همه چیز را آشفته و پرچالش به نظر برساند. از این رو داشتن وضوح در انجام امور الحاقی در زمان مشخص، راه اندازی بی نقص برنامه ها، پیروی از یک متد و روند ارزشمند در کنار یک نقشه مسیر می­تواند مثمر ثمر واقع شود.

در اواسط دهه ۱۹۹۰، چابک (agile)  در پاسخ به روش های سنتی مدیریت پروژه، که عموما سنگین و دشوار به نظر می­رسیدند، توسعه یافت. چابک، که به تیم های خود مختار وابسته است تا به طور مداوم راه حل های مشتری مدار را پیاده سازی کنند، راه های جایگزینِ منعطف و عاقلانه ای را ارائه می­دهند.

در سال ۲۰۰۱ عده ای از خبرگان در حوزه برنامه نویسی گرد هم آمدند و تلاش کردند در عین یافتن ارزشهای مشترک، راهکارهایی را ارائه دهند تا بتوانند نسبت به تغییرات و خواسته های متنوع مشتریان، پاسخ دهی سریعی داشته باشند.

این گروه به دنبال روشی بسیار سریع که محوریت آن، تیم و کار تیمی باشد، بودند. بدین صورت متدولوژی چابک شکل گرفت. این بدان معنا نیست که پیش از این چابک وجود نداشت، بلکه در این سال این روش و ارزش های آن مکتوب گردید.

احتمالا در حوزه مهندسی و پروژه، واژه چابک (agile) به گوشتان خورده است. متد چابک یک چارچوب و متدلوژی در موضوع مدیریت پروژه است که بر استفاده از تیم های کاری کوچک، کارآمد و خودمدیرانه برای ارائه نتایج پروژه ها به روشی انعطاف پذیر و اثربخش مبتنی است.

در واقع چابک یک تکنیک است که از یک رویکرد تکرار شونده با فواصل زمانی مشخص استفاده می­کند و در این فاصله زمانی، اجزایی از امور و کارهای در دست انجام را که قابل تحویل باشند، ارائه می­دهند. چابک در ابتدا به عنوان راهی برای ساده سازی توسعه نرم افزار به وجود آمد، اگر چه پس از آن، سازمان های غیرفنی نیز شروع به پذیرفتن و استفاده از این چارچوب در محیط سازمانی خود نیز کردند.

چابک بودن، در ابتدا با تهیه یک فهرست ویژگی مورد نظر آغاز می­شود که به “یوزر استوری (user stories)” معروف هستند.  

یک یوزر استوری در کوچینگ چابک به صورت زیر می تواند باشد:

به عنوان (نقش درخواست کننده)، من (یک ویژگی) را می­خواهم تا (یک مزیت) را ایجاد کنم.

چابک بودن را می­توان در دو نقش در تیم کوچینگ توسعه داد: استاد اسکرام (کوچ تیم) و کوچ چابک (مجری و کوچ برای استادهای اسکرام). اسکرام (Scrum) یکی از روش های متدلوژی چابک است که در راه اندازی پروژه های پیچیده که دارای اجزای متعدد و متنوعی هستند، مفید است.

با استفاده از، امور به اجزای کوچکتر و قابل مدیریت تر تبدیل شده و به صورت اصولی بر روی هر کدام کارهای مورد نیاز انجام می­شود. از آنجایی که چابک بودن نیازمند خود-رهبری و مدیریت از اعضای تیم است، سازمان ها به کوچ های تیم قوی و با تجربه نیاز دارند تا در مسیر کوچینگ این نقش ها و وظایف قدم بگذراند. استاد اسکرام در تیم چابک، مسئول موفقیت مسیر کوچینگ خواهد بود، او جلسات را برگزار می­کند، به اعضای تیم رسیدگی می­کند و مراقب است که تیم از مسیر تعیین شده­ ی مطلوب انحراف نداشته باشند.

در کوچینگ چابک با واژه “اسپرینت” “sprint” روبرو خواهیم بود. اسپرینت به یک دوره زمانی اطلاق می­شود که در آن تعداد مشخصی از یوزر استوری ها بایستی محقق و تکمیل شوند. کوچ با جلسات معین و اصولی، مشخص می ­کند که هر اسپرینت شامل کدام یوزر استوری ها شود و چند اسپرینت برای تکمیل فرایند انجام امور نیاز است.

در محیط اسکرام، به مجموعه از یوزر استوری ها که برای یک چرخه اسپرینت نیاز است بک لاگ محصول گفته می ­شود که در واقع همان لیست کاری است. برای هر یوزر استوری باید زمان تخمینی انجام کار معین شود و یوزر استوری ها اولویت بندی شوند. بک لاگ محصول موجب شفاف سازی عملکرد کوچ و تیم کوچینگ می­شود.

همچنین در متدلوژی چابک با اسکرام روزانه یا جلسات روزانه روبرو هستیم که به جلسات کوتاه و ایستاده ای اطلاق می­شوند که بین افراد درگیر در پروژه، کوچ و تمام ذی نفعان برگزار می­شود.

زمان تقریبی آن حدود ۷ الی ۱۵ دقیقه است که توسط کوچ تیم مدیریت می­شود. هدف این جلسات یک گردهمایی کوتاه اما ارزشمند است که صحبت در خصوص دست یافته های روز قبل، کارهای فعلی و موانع موجود در امور روزانه فعلی است. کوچ در این قسمت سعی در حرکت دادن تیم در مسیر مورد نظر و تشخیص موانعی که باعث کند شدن حرکت می­شوند، دارد.

وقتی تمام بخش ها تکمیل شد و امور پایان یافت و به نوعی به انتها رسیدیم، برای اعضای تیم و کوچ این اهمیت دارد تا در خصوص چیزهایی خوبی که در مسیر طی شده، با آن روبرو شده اند و عملکردهای قابل ارتقا صحبت کنند. به این جلسات، جلسه گذشته نگر اطلاق می­شود و مهمترین رویداد برای نتیجه گیری از پروژه کوچینگ فعلی و تصمیم گیری برای پروژه بعدی خواهد بود.

تعداد محدودی از کوچ های تیم های حرفه ای از متدلوژی چابک فقط شنیده اند و دنیای چابک در اکثر قسمت ها توسط کوچ های حرفه ای نادیده گرفته شده است.

در همین زمان، بسیاری از کوچ های با تجربه تیم به دنبال راهی برای ایجاد یک تجارت کوچینگ پایدار هستند. زمان آن فرا رسیده تا این دو موضوع (یعنی کوچینگ و متد چابک) با هم ترکیب و تلفیق شوند.

تیم های پروژه چابک، این توانایی را دارند که به موقع و در زمان تاثیر گذار، ارزش خود را ارائه دهند. در اسکرام، که پر طرفدارترین شاخه و رشته در متد چابک است، تیم کاری چابک، اولویت های کاری لازم را برای این پروژه ایجاد می­کند و بخش های قابل استفاده آن کار را در تکرارهای دو تا چهار هفته ای انجام می­دهد.

هر تکرار شامل مجموعه ای از روش ها و رویکردهای مفید می­شود که تیم را قادر می­سازد تا مشتری را در این فرایند درگیر کند و آن را به طور مدوام بهبود دهند. تیم های چابک با نوسانات بازار می­توانند به راحتی و با انعطاف بالا تغییر جهت دهند.

خدمات و سرویس هایی که کوچینگ چابک (agile coaching) به سازمان ها ارائه می دهد، چیست؟

برای کوچ های باتجربه در تیم ها که می­خواهند متد چابک را کشف کرده و آن را به کار گیرند، برخی از برنامه های آموزشی وجود دارد که اصول اولیه متدلوژی چابک را از دیدگاه یک مربی حرفه ای آموزش می­دهند.

هنگامی که یک کوچ اصول اولیه و پایه ای در متد چابک را درک کرد، می­تواند با بر عهده گرفتن نقش استاد اسکرام، یادگیری خود را به صورت عملی پیاده سازی کند. این تجربه در دنیای واقعی می­تواند پایه و اساس یک فرایند کوچینگ تیمی را بر اساس اصول و چارچوب متدلوژی چابک پایه گذاری کند.

اگرچه متد چابک در ابتدا برای ساده سازی پروژه های توسعه نرم افزار طراحی شده بود، اما به مرور سازمان ها در می­یابند که آنها به چیزی ورای استادان اسکرام که آموزش های لازم و فنی را دیده اند، نیاز دارند.

آنها به کسانی نیاز داشتند که درک کنند یک تیم را چگونه توانمند سازند تا ضمن تطبیق با روش های اجایل، به صورت کارا و اثر بخش به سمت بهبود و رشد حرکت کنند. این یک فرصت قابل توجه برای کوچ های با تجربه تیم ها و علاقه مند به تمرینات متدلوژی چابک است.

اگر چه سازمانها در بخش فناوری هنوز اکثریت جامعه کاربری چابک را تشکیل می­دهند، اما این متدلوژی خارج از دنیای فناوری است. برای کوچ های حرفه ای دارای آموزش های متدلوژی چابک، هر سازمانی که از تیم های پروژه برای انجام کارهای خود استفاده می­کند، یک مشتری بالقوه به شمار می­روند.

خدمات و سرویس هایی که یک کوچ حرفه ای با آموزش های دریافتی مربوط به متدلوژی چابک، بعنوان کوچینگ چابک (agile coaching)، می­تواند به سازمان ها ارائه دهد شامل موارد زیر خواهد بود:

• تدوین برنامه های اجرایی چابک
• آموزش و کوچینگ استادان اسکرام
• کوچینگ تیم های چابک
• تدوین و مدیریت برنامه های کوچینگ سازمانی در خدمت ایجاد فرهنگ کوچینگ سازگار با متدلوژی چابک
• استفاده از تکنیک های چابک و کوچینگ تیم برای کوچینگ تیم های رهبری

مراجعین و مشتریان کوچینگ چابک چه کسانی هستند؟

  چابک یک متد اثبات شده است که یک مهارت با ارزش را به جعبه ابزار کوچ اضافه می­کند و موجب یک مزیت رقابتی برای تیم در بازار خواهد بود.
حال باید این سوال مطرح شود که مراجعین و مشتریان کوچینگ چابک چه کسانی می­توانند باشد و به نوعی چه کسانی می­توانند از کوچینگ چابک برای ارتقای توانمندی های فردی و سازمانی استفاده کنند؟ تعدادی از این گروه ها و مشتریان بالقوه در زیر آمده است:

• تیم هایی که دیگر نمی­ خواهند در کار تیمی نا اطمینانی، عدم شفافیت و عدم تعهد پذیری، که باعث شکست در امور می­شود، باشد.
• تیم هایی که نیازمند فرهنگ جدید کار تیمی هستند.
• تیم هایی که به اعضای تیم و کارمندان شاد و خلاق نیاز دارند تا بتوانند با ارائه خدمات و محصولات ارزشمند، مشتریان خود را راضی و خشنود نگه دارند و آنها را به مشتریان وفادار تبدیل کنند.
• شرکت هایی که کیفیت فعلی محصولاتشان آنها را آزار داده و یا از تاخیر در ارائه محصولات خسته شده اند و به دنبال ارتقای آنها هستند.
• مدیرانی که به دنبال بالا بردن بهره وری فردی کارمندان خود هستند.
• فرایندهایی که در آن تغییر ممکن نیست و به نوعی پاسخگوی تغییرات نیستند.

برای ایجاد یک تغییر و تبدیل یک تغییر به فعالیت باید چه کارهایی را انجام داد؟

• آگاهی و علم در خصوص نیاز به تغییر را در تیم ایجاد کرد.
• میل و انگیزه را در فرد یا سازمان برای همراهی در تغییر ایجاد کرد.
• دانش لازم برای چگونگی تغییر و تعیین مسیر را ارائه داد.
• تغییر را اجرا کرد و آن را به فعالیت تبدیل کرد.
• به تغییر تکیه کردن و آن را در فرهنگ فعلی جا داد.

چرا به اجایل کوچ نیاز دارید؟

اجایل کوچینگ مفهومی که به نظر ممکن است به راحتی درک شود، اما اجرای موفق آن نیاز به تسلط و تجربه دارد. انتظارات غیر واقعی از آسانی پیاده‌سازی اجایل می‌تواند باعث مشکلاتی شود که به ویژه در مواجهه با تغییرات در تیم، بخش یا سازمان به وجود می‌آید.

یکی از اشتباهات رایج در اجرای اجایل کوچینگ این است که انتظار می‌رود تغییرات به سرعت اتفاق بیفتد. اما واقعیت این است که تغییر یک فرآیند زمان‌بر است و نیاز به تلاش، صبر، و تعهد دارد. به علاوه، تعامل با تمام اعضای تیم یا سازمان و اطمینان از تسهیل فرآیند تغییر نیز چالش‌هایی را ایجاد می‌کند. رهبران باید مهارت‌های ارتباطی قوی داشته باشند تا توانایی انتقال اهمیت اجایل و تاثیر آن را به تیم واحد کنند.

در کل، پیاده‌سازی اجایل نیاز به برنامه‌ریزی دقیق، ارتباط موثر با اعضای تیم و تسلط بر مهارت‌های مدیریتی دارد تا به بهبود کارایی و عملکرد تیم یا سازمان منجر شود.

اجایل کوچ شغلی تمام‌وقت است؟

نقش اجایل کوچ می‌تواند به صورت تمام وقت یا نیمه وقت ایفا شود، و این وابسته به نیازهای سازمان و تیم‌ها است. در واقع، اجایل کوچ ممکن است در تمام یا بخشی از وقت خود به اجرای وظایف مرتبط با اصول اجایل مشغول باشد.

در بعضی موارد، تسهیل‌گر تیم اجایل (Scrum Master) ممکن است در تمام وقت در لباس اسکرام‌مستر برای یک تیم خاص کار کند و به بهبود فرآیندهای اجایل و اجرای صحیح اصول اجایل در آن تیم تمرکز داشته باشد. این معمولاً در تیم‌های کوچک و خط مشی سخت‌گیرانه اجایل اتفاق می‌افتد.

در موارد دیگر، اجایل کوچ ممکن است به عنوان یک منبع بیرونی بصورت نیمه وقت یا تمام وقت در سازمان استخدام شود و وظایف مرتبط با توسعه اصول اجایل را برای تیم‌ها و بخش‌های مختلف انجام دهد.

همچنین، ممکن است مدیران و مسئولان در سازمان نقش اجایل کوچ را به عنوان بخشی از مسئولیت‌های خود در کنار دیگر وظایف داشته باشند. این به ویژه در شرکت‌هایی که در حال تغییر به فرآیندهای اجایل هستند، اتفاق می‌افتد.

در نهایت، نحوه تسهیل فرآیندهای اجایل و تخصیص نقش اجایل کوچ به بخش‌ها و تیم‌ها به شکلی متغیر است و به نیازهای خاص هر سازمان و شرایط آن بستگی دارد.

مزایای اجایل کوچینگ چیست؟

1. تعیین اهداف واضح: اجایل کوچینگ به شما کمک می‌کند تا اهدافتان را به صورت واضح و مشخص تعریف کنید.
2. تعیین اولویت‌ها: با اجرای اجایل کوچینگ، می‌توانید وظایف خود را بر اساس اهمیت آنها مرتب کنید.
3. مدیریت زمان بهتر: اجایل کوچینگ به شما روش‌های مدیریت زمان مؤثر را آموزش می‌دهد.
4. افزایش بهره‌وری: با تمرکز بر وظایف مهم و حیاتی، می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش دهید.
5. کاهش استرس: اجایل کوچینگ به شما کمک می‌کند استرس ناشی از تعداد زیاد وظایف را کاهش دهید.
6. تعهد به عمل: با تعیین اهداف مشخص، شما ترغیب می‌شوید به تعهد به عمل و انجام وظایف.
7. ارتقاء مهارت‌ها: اجایل کوچینگ به شما فرصت می‌دهد مهارت‌های مدیریتی و برنامه‌ریزی خود را ارتقاء دهید.
8. افزایش اعتماد به نفس: موفقیت در اجایل کوچینگ به شما اعتماد به نفس بیشتری می‌دهد.
9. پیشرفت در حیات شخصی و حرفه‌ای: اجایل کوچینگ به شما کمک می‌کند در هر دو زمینه پیشرفت کنید.
10. تعادل بیشتر: با مدیریت بهتر زمان، می‌توانید تعادل بیشتری بین زندگی حرفه‌ای و شخصی خود داشته باشید.

این مزایای اجایل کوچینگ نشان‌دهنده اهمیت آن در بهبود کیفیت زندگی و بهره‌وری شخصی است.

نتیجه‌گیری

اجایل کوچینگ (agile coaching) یک ابزار قدرتمند برای بهبود مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری است. با تعیین اهداف، تنظیم اولویت‌ها، و استفاده از ابزارهای مدیریت زمان، می‌توانید به بهترین شکل ممکن وظایف خود را انجام دهید.

با تشکر از شما که وقت خودتان را برای مطالعه این مقاله صرف نمودید. اگر نیاز به مشاوره و راهنمایی در خصوص دوره های آموزش کوچینگ فراکوچ را دارید، می‌توانید با مشاوران تیم فراکوچ در میان بگذارید.